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基础常识

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编制打点体系文件存在的理解误区

发布日期:2019-04-09 来源:未知

  国际上有一种观点:打点体系文件可以没有手册。没有手册有问题吗?

  这需要大家理解手册到底在打点体系文件中起什么作用?很多机关事业单元没有创立打点体系,其打点依据是各项打点制度文件,基本相当于“程序文件”,此中并没有一个文件相当于“手册”,有问题吗?肯定没有问题。

  一般来说打点体系文件框架为4个层次:

  一、手册

  二、程序文件

  三、作业引导书

  四、记录格式文件

  但是并非全必须

  存眷一:手册的作用及实际应用

  手册是机构的纲领性文件,是机构的最高文件,规定方针、目标及其实现的原则、政策以及组织结构、质量职责、各个部门和岗位职责及其之间的关系等。

  但是,手册也可以包括操作层面的规定。例如,对于小的机构,可以将所有规则、运行手段、流程、作业的细节及其记录所用的格式文件等一并在手册中规定,明确全部要求,就没有必要编写下级文件。

  手册中规定了原则,但没有可操作性的细则,就需要用程序文件进行支撑和细化操作细节,如果一个程序不能写明,就要用多个程序来说明,这里典型的例子是保密;若程序不能写清楚,还要用作业引导书来规范,典型的例子是期间核查,具体来说,用程序规按期间核查的一般要求,用具体操作性的作业引导书来规范不同类型的设备、标准物质,用设计规范受控的记录格式文件或称记录表格来记录以上的流程。

  存眷二:程序与文件的关系

  需要强调,程序不等于程序文件,程序可以在手册、程序文件、作业引导书中描述,上层文件写清楚的,下层文件不要重复。新的准则不再强调手册是必须的,程序文件也并非一定要称为程序文件,可以用政策、制度等能够理解的任何术语去表达,只要满足机构实现方针和目标即可。

  文件形式不重要,可以用任何方式,但应便于理解和实际操作,关键是满足机构打点体系运行要求!


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